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Bien maîtriser la Gestion Electronique des Documents (GED)

Actualité publiée le 6 février 2024

La Gestion Electronique des Documents regroupe l’ensemble des pratiques mise en place pour gérer les informations électroniques d’une entreprise, elle définit le processus de dématérialisation. Avoir une bonne maîtrise des documents dématérialisés favorise l’organisation de l’entreprise.

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Crédit photo : Pexels

Les étapes pour mettre en place la GED

 

L’acquisition

La première étape est celle de l’acquisition, qui consiste à intégrer les documents dans le système électronique choisi. Cette acquisition peut être effectuée de manière manuelle ou automatique. Et pour y arriver, chaque entreprise est libre de les intégrer comme elle le souhaite : cela peut être grâce à un scanner, via des logiciels informatiques, ou des reconnaissances de documents…

En fonction de la méthode utilisée, cette étape peut être virtuelle ou physique.

 

Le traitement

 

Lorsque tous les documents sont numérisés, ils doivent être classés et indexés. C’est à dire qu’ils vont être rangés et trier en fonctions de certains critères (catégorie, mots-clés, valeur du document…).

Cela va permettre de les exploiter et les modifier (si besoin) plus facilement et de permettre aux équipes une meilleure organisation.

 

Le stockage

 

Une fois les données sécurisés et classés, il faut se pencher sur la question du stockage. C’est à dire qu’il faut analyser la quantité de stockage qui sera nécessaire pour regrouper toutes les informations.

De plus, stocker des informatiques numériques permet de libérer de l’espace physique qui était auparavant utilisé pour ranger tous les dossiers, documents, papiers…

 

La diffusion

 

La dernière étape est celle de la diffusion, qui consiste à partager et diffuser les informations aux utilisateurs qui en auront besoin et ainsi leur donner l’accès.

Les données peuvent être partagées via différents canaux de communication tel que via un email, un intranet, un espace partagé pour les salariés…

Toutes ces étapes réunies vont permettre une meilleure harmonie au sein de l’entreprise !

 

Les avantages de la Gestion Electronique des Documents

 

Meilleure organisation et cohésion d’équipe

 

La gestion électronique des documents favorise l’organisation au sein d’une entreprise grâce à l’accessibilité des données en temps réel : il suffit simplement d’ouvrir le fichier concerner pour y avoir accès.

Une bonne organisation entraîne très généralement une meilleure cohésion d’équipe. Les informations circulent plus facilement, les échanges sont plus fluides et les équipes sont plus productives.

 

Favorise l’accessibilité des données

L’accès aux données numériques est beaucoup plus simple avec la dématérialisation et l’archivage des données numériques. Peu importe l’appareil utilisé, l’information est enregistrée grâce à des systèmes de sauvegarde qui permettent de s’y retrouve et de e pas les perdre.
En effet, les données papiers se perdent de plus en plus, et ont tendance à se perdre beaucoup plus facilement.

Ainsi, la consultation et la modification des données est beaucoup plus accessible pour les employés.

 

Renforce la sécurité des informations

 

La gestion électronique des documents permet de sécuriser de manière plus efficace l’ensemble des informations. En effet, les données sont enregistrées et stockées précieusement sur certains logiciels, réduisant les risques de disparitions de celles-ci.

Les informations sont stockées de manières sécurisée, grâce à des coffres-forts numériques, des espaces d’archivage hautement sécurisé.

De plus, le risque de perte est faible car la GED est accessible depuis tout type d’appareil, ainsi en cas de dysfonctionnement de votre appareil, il est possible de tout récupérer sur une autre grâce à la plateforme choisi.

 

Automatiser certaines actions

 

La gestion électronique des documents peut être utilisé pour automatiser certaines actions répétitives.

Ainsi, la mise en forme d’un document va être réaliser automatiquement en se basant sur des modèles prédéfinis lorsque cela lui sera demandé.

Cette automatisation facilite donc l’accessibilité aux informations nécessaires et permets aux utilisateurs de se concentre sur d’autres tâches plus importantes, ainsi qu’un gain de temps énorme.

 

Réduire les coûts et gain de temps

 

Passer à la dématérialisation entraine une énorme réduction des coûts principalement au niveau des impressions et des envois postaux, mais également au niveau des imprimantes et des cartouches d’encres. Chaque document dématérialisé évite un coût d’impression, une affaire qui arrange toutes les entreprises.

De plus, stocker physiquement tous les papiers prennent de la place, et du temps, alors qu’avec quelques clics, tous les documents sont sauvegardés et sécurisés sur des logiciels spécialisés.

 

Réduire la production de papier

 

Passer à la digitalisation pour ses documents favorise la réduction de papier de l’entreprise. Dans un premier cas, c’est en effet un coût en moins, mais c’est surtout un engagement face à la protection de l’environnement.

Cela entraine l’entreprise vers une démarche dite zéro papier en devenant un peu plus écoresponsable tout en se souciant de l’avenir de la planète, un enjeu international rappelons-le !

 

La Grande École du Marketing Digital Online pour mieux comprendre la GED

 

PPA DIGITAL, la grande école du marketing digital online permet aux étudiants d’acquérir un grand nombre de compétences sur la maîtrise du digital ainsi que sur la gestion de projet web. Développer toutes ces compétences favorisera leurs insertions professionnelles après l’obtention du diplôme grâce à la préparation assidus de la formation choisie.

Les trois formations doivent être réalisé en alternance, ce qui permettra aux étudiants de pouvoir acquérir des expériences professionnelles dès leurs début de formation. De plus, lors de leurs insertions dans le monde du travail, les recruteurs favorisent généralement les étudiants ayant déjà une expérience professionnelle.

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