Organiser un événement virtuel requiert de savoir utiliser des méthodes et des outils spécifiques au numérique événementiel. Comment opèrent les professionnels afin de proposer des manifestations intégralement dématérialisées (ou hybrides) qui démontrent d’un très haut niveau de gestion et d’organisation ?
Le travail en amont pour organiser un événement virtuel
À l’instar de l’organisation événementielle classique, organiser un événement virtuel requiert de mûrir son projet. Il s’agit d’intégrer la manifestation à un thème, des objectifs ou une période spécifique de l’année. Il faut donc en premier lieu définir le type d’événement virtuel à organiser : un concert, une conférence professionnelle, un séminaire ou encore un événement privé ?
De cette première définition, il est possible de mieux imaginer l’événement en modulant le message à transmettre et les objectifs professionnels à atteindre. Naturellement, il faut également choisir un lieu d’enregistrement (une salle de conférence qui dispose d’un système professionnel d’éclairage, par exemple). Puis s’accorder sur les événements visuels à faire apparaître à l’écran : fond publicitaire, logo de votre entreprise, etc.
Enfin, assurez la promotion de la manifestation en faisant un relais sur les réseaux sociaux, en proposant un système d’inscription ou encore en collectant en avance les paiements des internautes. Il est important de mettre sur pied des campagnes mail de promotion, ou de proposer une FAQ et une plateforme d’échange pour répondre aux questionnements des participants.
Ces étapes s’effectuent seul, au sein de son entreprise, ou en collaboration avec les organisateurs spécialisés dans les événements virtuels.
Organiser un événement virtuel : la technologie
C’est le point incontournable pour organiser un événement virtuel : le choix du support technologique. Naturellement, cette étape s’effectue aux côtés des professionnels, qui connaissent parfaitement tous les outils sur le marché. Vous déterminerez la plateforme de diffusion la mieux adaptée à l’image de votre entreprise, aux objectifs de l’événement ou même à son thème.
Il est très important que votre événement virtuel démontre d’un haut niveau de maîtrise technique : vidéo fluide, accessibilité et sécurisation de la plateforme et support client en parallèle joignable en direct et capable de solutionner rapidement les problèmes individuels de connexion. Gardez à l’esprit que l’implication des internautes est centrale dans la réussite et dans le succès de votre événement virtuel. À ce titre, proposez des interfaces d’échanges, comme un relais sur les réseaux sociaux par exemple.
L’équipe de professionnels de l’organisation de l’événement virtuel devra donc comporter des experts de la communication digitale et de l’organisation événementielle et numérique ainsi que des concepteurs de site web ou des gestionnaires de logiciels (qui s’assureront de la bonne affiliation aux diverses licences et proposeront les meilleurs outils de streaming).
PPA DIGITAL forme les futurs experts du numérique professionnel. Les étudiants sortants de l’établissement ont parfaitement conscience des besoins des entreprises en termes d’organisation d’événements virtuels et savent guider l’intégralité de la mise en place de ces manifestations contemporaines.
Il existe des plateformes tout-en-un d’organisation d’événements virtuels. Néanmoins, ces solutions ne permettent pas, ou peu, d’organiser une manifestation véritablement sur mesure, propre à servir les besoins professionnels des entreprises et à véhiculer leur image de marque. Pour parvenir à ce niveau de prestations, il faut se tourner vers les experts de l’organisation événementielle digitale.
